会议和讨论何时需要遵守公开会议法?
本指南旨在帮助拉里默县的董事会、委员会、理事会、委员会和工作组确定其讨论何时触发公开会议要求。为简单起见,“董事会”一词统称所有类型的董事会、委员会、理事会、委员会和工作组。
1. 每当董事会法定人数开会讨论公共事务或采取行动时,都适用公开会议要求。
• 这些要求包括提前通知公众会议的时间和地点、讨论的主题,有时还必须制作会议记录。此外,还必须让公众有机会旁听会议。
• 重要提示:公开会议要求适用于有关公共事务的所有形式的沟通,无论是面对面或虚拟会议、短信和电子邮件交流、电话通话以及其他沟通方式。
2. 有时,当董事会开会讨论公共事务(例如小组委员会或工作组)的人数不足法定人数时,就适用公开会议要求。
• 只要董事会有法定人数或三名成员(以较少者为准)开会讨论公共事务,就适用公开会议要求。这意味着,即使少于法定人数的董事会讨论公共事务,中型和大型董事会也会触发公开会议要求。
• 示例:如果董事会有 10 名成员,其中法定人数为 6 人,并且成立了一个有 3 名成员的工作组,当这 3 名成员聚集在一起讨论与董事会业务相关的事宜时,就会触发公开会议要求。
• 示例:如果董事会有 10 名成员,其中法定人数为 6 名,而工作组中有 2 名成员,则不适用公开会议要求,因为这 2 名成员不构成法定人数,并且低于公开会议要求的 3 名成员的门槛。
3. 什么样的讨论才算是“公共事务”?
• 州法律没有定义该术语,但讨论“公共事务”意味着谈论委员会的事务。例如,当博览会委员会讨论与县博览会相关的创意、项目、规则、融资、计划、法规或其他事项时,他们正在讨论“公共事务”。
• 换句话说,当讨论的内容或本质与董事会的公共目的或工作有关时,该讨论即为“公共事务”。相反,如果董事会事务不是讨论的主要主题,偶然的会议和社交聚会就不是“公共事务”的讨论。
*本指南未详细说明公开会议法律的具体要求。每个董事会的工作人员联络员负责确保满足要求。