331.10 内部通讯

目的： 该政策的目的是确定内部沟通在拉里默县内的作用和职能，同时加强和简化内部沟通以强化拉里默县的指导原则和战略重点（参考文献 C）。 这涉及确保向员工传播的信息在内容和数量上都是相关的、易于访问的、准确的和适当的。 拉里默县通信渠道的用户应将其用于县目的并遵守本政策。

适用范围： 本政策和程序适用于拉里默县的所有员工和第八司法区地区检察官办公室的员工。

责任：  人力资源总监负责管理本政策。

具体要求：  不包含

修订部分 （与先前政策相比的重大变化）：
新政策和程序

政策和程序：

一、一般政策
拉里默县期望员工将相关的通信工具（参考 B）用于县目的并遵守本政策和其他相关政策和程序。

A. 决策者。 拉里默县决策者负责确保所有员工都能收到有效完成工作所需的信息和沟通。

B. 员工。 员工应阅读内部通讯，包括全县范围的电子邮件和员工通讯。

二。 确定的沟通水平
为了创建沟通的优先级并减轻员工的沟通过载，将有如下所述的三个级别的沟通。

A. 优先：优先沟通适用于所有拉里默县员工。 优先消息中的内容包括员工完成工作所需的信息，以及利用计划来增强他们在拉里默县的就业和福利待遇（参考文献 A）。 优先通信可包括但不限于县级电子邮件、内部信息、县级经理的消息、流程变更、计划公告、系统或紧急警报、员工调查以及县级管理层认为“优先”的任何信息。

B. 次要：次要通信将服务于两个目的之一。 第一个可以影响所有员工，但不需要立即阅读或响应； 其次，影响目标员工人口统计，例如工作地点、部门、性别或年龄特定，或县内的角色。 二次沟通可以包括但不限于福利提醒、建筑警报、部门特定培训、有针对性的电子邮件、员工认可和公告板公告。

C. 一般：一般通讯与拉里默县就业无关，但包含与组织相关的内容，通常也与公众共享。 一般交流可以包括但不限于计划公告、活动邀请、公共信息、建筑物关闭、社区反馈和计划筹款活动。

三、 全县电子邮件

A. 电子邮件方法。 全县范围的电子邮件通过两种方法之一发送。

1. Gmail - 通过 Gmail 发送的县级电子邮件必须在主题行开头包含 [CW]，发件人姓名在收件人：字段中，县级范围在密件抄送：字段中。 Gmail 没有附加分析。

2. MailChimp - 通过 MailChimp 发送的县级电子邮件必须在主题行的开头包含 [CW]。 打开率和点击率等分析可通过 MailChimp 获得。

一个。 打开率 - 员工打开电子邮件的百分比。

b. 点击率 - 点击电子邮件中列出的外部链接的员工百分比。

B. 资格。 全县范围的电子邮件属于优先通信级别，内容必须符合以下类别之一才能通过此通信渠道共享。

1. 宣布一项新的服务、资源或流程变更，并影响超过 70% 的员工群体。

2. 通过调查、表格或其他行动，要求超过 70% 的员工提供反馈、回应或行动。

3. 有关建筑物关闭、恶劣天气或安全问题的紧急通知。

4. 影响超过 70% 员工的系统或软件问题。

C、责任

1. 全县范围的电子邮件：全县范围的电子邮件将由人力资源传播和媒体专家审查和批准，以批准全县范围的电子邮件的内容和受众批准以及安排。

一个。 电子邮件 内部通讯@larimer.org 并包括电子邮件内容、受众和全县电子邮件的请求日期。 也可以使用 CW 电子邮件请求表（见附件 1）发起联系。

2. 系统或软件问题：全县范围内有关系统或软件问题的电子邮件将由拥有系统或软件的相应部门处理，无需人力资源传播和媒体专家的批准。 

3. 紧急通知：根据紧急情况的性质，紧急通知可由县经理、设施工作人员或 IT 人员处理，无需人力资源沟通和媒体专家的批准。

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约翰·凯法拉斯
县委员会主席
(经 BOCC 批准 - 同意议程 - 08/10/2021)
(在记录管理中归档的原件上签名)

分布：
所有县部门和民选官员
档案管理SOP手册（原件）

JG/vl

日期：10 年 2021 月 XNUMX 日

有效期：直到被取代

审查时间表：每五年七月，或根据需要

取消：无

外壳：

1. 全县电子邮件申请表

参考：

1. 内部沟通计划
2. 目前的通讯工具
3. 管理政策手册 4.0； 董事会目标和战略目标