记录保留
县记录保留的目的是为县机构提供县政府记录在合法处置记录之前必须由县官员保留的最短时间。 保留时间表为记录的保留和处置建立了一个系统的、标准的程序，以便：
- 只要县的法律、财政、行政和其他用途需要，记录就会保留。
- 只要地方、州和联邦法规要求，记录就会保留。
- 具有持久价值的记录将永久保留，用于历史和其他研究目的。
- 不再需要的记录被销毁。
该计划根据适用法规实现以下经济效益：
- 通过删除日常操作不再需要的记录，可以更好地利用办公空间、归档设备和网络存储空间。
- 通过及时销毁不再具有保留价值的记录，可以最大限度地减少存储区域需求。
- 通过减少购买额外的归档和存储设备及用品来节省成本。
- 归档和检索记录的人员成本被最小化。
有关《保留时间表手册》或其内容的任何问题，请联系：
拉里默县 IT
商业管理
记录服务
记录系统协调员
链接、文件、表格
工资单记录保留时间表
| 唱片系列标题和说明 | 最短保留期 |
|---|---|
| 1. 工资扣押 文件可能包括法院命令或其他限制员工薪酬的文书。 |
3 年 + 当前 |
| 2. 保险/递延补偿声明/账单 | 3 年 + 当前 |
| 3. 请假申请 | 1 年 + 当前 |
| 4. 薪资平衡记录 文件可能包括：月度、季度和年终对账、薪资变更表（作废的薪水支票、人工薪水支票凭单、员工主文件调整）、个人平衡工作表、薪资预付申请、员工标准变更表。 |
6 年 + 当前 |
| 5. 工资扣除授权 授权和批准针对健康和其他问题的特定工资扣除的员工表格。 |
直到更新 |
| 6. 工资登记册 | PERMANENT |
| 7. 薪资报告程序 | 直到更新 |
| 8. 薪资报告 报告可能包括：支票登记、自动存款、年初至今列表、更新的 190、QTD、YTD-收入、扣减和工时、就业验证、人员配置文件、员工完整状态、预发工资、系统表文件更新、年份-结束 W-2 和磁带列表、941、QTR 结束文件维护、当前员工计数、QTD 终止员工列表、QTD 失业保险、失业、工人赔偿、退休、最终工资计算、批量更改文件维护、年度文件维护、工时会计、扣除登记、员工审计、就业验证、状态、125/灵活支出、保险、直接存款、递延补偿、信用合作社、杂项扣除、手动调整保险和杂项扣除登记。 |
3 年 + 当前 |
| 9. 薪资汇总 记录可能包括：员工姓名、部门会计代码、工资总额、净收入和年初至今的支出。 |
直到更新 的提供 工资单登记册永久保存 |
| 10. 季度和年终调节 | 3 年 + 当前 |
| 11. 时间表（员工） | 2 年 + 当前 |
| 12. W-2 表格 | 4 年 + 当前 |
| 13. W-4 表格 | 直到修订 + 4 年 |
